Wyznaczanie terminów usług

Formatka Wyznaczanie terminów usług służy do wyszukiwania wolnych terminów dla usług wybranych za pośrednictwem jednej z formatek: Nowe zlecenia usług, Nowe zlecenia usług Medycyny Pracy, Nowy zestaw usług.

Formatka pozwala na:

Definiowanie kryteriów wyszukiwania wolnych terminów,
Wyszukiwanie wolnych terminów,
Planowanie terminów,
Zamykanie formatki.

Definiowanie kryteriów wyszukiwania wolnych terminów

Usługi do wyznaczenia terminu (1 na obrazku)

W tabeli Usługi do wyznaczenia terminu widoczna jest lista usług, dla których chcemy wyznaczyć termin.

Tabela posiada następujące kolumny:

Id - tymczasowy identyfikator usługi prezentowany wraz z nazwą usługi w tabeli Wolne terminy. Dzięki temu możesz rozróżnić dwie usługi o tych samych nazwach,
Blok - numer bloku grupy usług. Blok wyznacza sekwencję wykonywania poszczególnych usług (usługi z bloku 1 będą realizowane przed usługami z bloku 2 - będzie to widoczne w sekcji Wolne terminy),
Grupa - nazwa grupy usług. Usługi należące do tej samej grupy zostają połączone w jedno świadczenie,
Usługa - nazwa usługi,
Zlc. - ilość zleconych usług,
Trm - ilość usług, dla których wyznaczono terminy,
Płatnik - nazwa płatnika za usługę.

Pokaż wszystkie placówki - zaznaczenie kwadracika sprawi, że w wynikach wyszukiwania będą uwzględnione wolne terminy, dla których pacjent nie posiada zdefiniowanego pakietu. Wolne terminy mogą pochodzić z dowolnej placówki (pole jest domyślnie zaznaczone).

Pokaż w swojej placówce - zaznaczenie kwadracika sprawi, że w wynikach wyszukiwania będą uwzględnione wolne terminy, dla których pacjent nie posiada zdefiniowanego pakietu. Wolne terminy mogą pochodzić tylko z Twojej placówki (przypisanej w Opcjach lokalnych).

Pomiń analizę wieku pacjenta przy szukaniu terminu - zaznaczenie kwadracika sprawi, że w wynikach wyszukiwania będą uwzględnione wolne terminy spoza zdefiniowanej grupy wiekowej pacjenta.

Pokaż stare terminy - zaznaczenie kwadracika sprawi, że w wynikach wyszukiwania uwzględnione będą terminy z przeszłości. Data rozpoczęcia wyszukiwania ustawiana jest za pomocą pola edycyjnego Data.

Pokaż bloki usług - zaznaczenie kwadracika sprawi, że wyszukiwanie wolnych terminów będzie uwzględniało zdefiniowane bloki dla usług.

Zezwalaj na wiele terminów z jednej usługi - funkcja dostępna tylko w module Rehabilitacja, zaznaczenie kwadracika umożliwia wyznaczanie kilku terminów na tę samą usługę.

Wybór płatnika - przed wyszukaniem wolnych terminów można zmienić płatnika przypisanego do usługi w formatce Usługi do wyznaczenia terminu. W tym celu należy wybrać usługę, a następnie nacisnąć przycisk Wybór płatnika powodujący otworzenie formatki Wybór płatnika za usługę.

Termin i lokacja wyznaczanej usługi (2 na obrazku)

Grupa terapeutyczna - lista zdefiniowanych grup terapeutycznych. Wybranie grupy z rozwijanej listy pozwala na wyświetlanie w wynikach wyszukiwania tylko wolnych terminów możliwych do zrealizowania w ramach wybranej grupy terapeutycznej.

Kryterium dostępne tylko dla Klientów posiadających licencję na moduł Rehabilitacja.

Lokalizacja - wybierz z listy rozwijanej interesującą Cię lokalizację lub pozostaw ją pustą, jeżeli chcesz wyszukiwać we wszystkich lokalizacjach.

Placówka - na liście Placówka prezentowane są wszystkie placówki przypisane do lokalizacji wybranych na liście Lokalizacja.

Zaznacz pole wyboru przy nazwie placówki, jeżeli chcesz uwzględnić w wynikach wyszukiwania tylko wolne terminy będące w dyspozycji danej placówki.

Pozostawienie wszystkich pól wyboru bez zaznaczenia jest równoznaczne z zaznaczeniem wszystkich - wyszukiwanie uwzględni wszystkie placówki z listy.

Termin - wybierz dzień, od którego chcesz aby nastąpiło wyszukiwanie wolnych terminów (kontrolka Data z domyślnie wybranym dniem bieżącym) i określ liczbę kolejnych dni (pole Ile dni z domyślną wartością 4), w których będą szukane terminy.

Możesz zmienić godzinę (odnoszącą się do dnia w polu Data), od której ma się rozpocząć wyszukiwanie wolnych terminów, za pomocą pola Godzina od oraz godzinę zakończenia przedziału, w którym odbywa się wyszukiwanie, za pomocą pola Godzina do.

Pamiętaj, że wyszukiwanie terminów z przeszłości wymaga, oprócz odpowiedniego ustawienia pól Data i Godzina od także zaznaczenia pola Pokaż stare terminy.

Pracownik - wybierz interesującego Cię konkretnego pracownika z listy rozwijanej, aby w wynikach wyszukiwania pojawiły się tylko wolne terminy wykonywania przez niego danej usługi.

Wybór pracownika dotyczy wszystkich usług z tabeli Usługi do wyznaczenia terminu jednocześnie.

Język - wybierz z listy rozwijanej język, którym ma posługiwać się wykonujący. Wyniki wyszukiwania pokażą tylko wolne terminy, gdzie wykonujący posługuje się wybranym językiem.

Lista dostępnych języków definiowana jest przez Administratora systemu.

Po zdefiniowaniu kryteriów i wyborze usługi naciśnij przycisk Szukaj (F3) lub klawisz F3.

Jeżeli chcesz wyszukać wolne terminy dla więcej niż jednej usługi, upewnij się, że wszystkie wybrane usługi w tabeli Usługi do wyznaczenia terminu są zaznaczone i naciśnij przycisk Szukaj (F3) lub klawisz F3.

Skonfigurowanie kalendarza z dostępnością wielu wolnych terminów (np. gdy usługi mogą być co 1 minutę) powoduje, że wyszukiwanie wolnych terminów dla usług z uwzględnieniem bloków może trwać dłużej.

Wolne terminy (3 na obrazku)

Wolne terminy wyświetlane są w tabeli Wolne terminy o kolumnach:

Usługi - tymczasowy identyfikator usługi z tabeli Usługi do wyznaczenia terminu wraz z nazwą usługi,
Dz - nazwa dnia tygodnia, w którym jest wolny termin,
Data - data kalendarzowa wolnego terminu,
Od - godzina rozpoczęcia wolnego terminu,
Do - godzina zakończenia wolnego terminu,
Pracownik - imię i nazwisko pracownika, który będzie realizował usługę
Lokalizacja - lokalizacja, w której znaleziono wolny termin,
Placówka - placówka, w której znaleziono wolny termin,
Gabinet - gabinet, w którym realizowana będzie usługa,
Własna - oznaczenie czy termin pochodzi z placówki własnej czy obcej (pracującej jako podwykonawca),
Gr. terap. - grupa terapeutyczna, w ramach której będzie realizowana usługa w danym terminie (dotyczy modułu Rehabilitacja).

Otwieranie kalendarza - w dowolnej chwili możemy otworzyć Kalendarz naciskając przycisk Otwórz kalendarz wizyt.

Terminy dodatkowe - zaznaczenie opcji Pokaż dodatkowe terminy spowoduje uzupełnienie listy wolnych terminów o terminy dodatkowe.

Opcja Pokaż dodatkowe terminy jest dostępna, gdy nie jest aktywna opcja Pokaż bloki usług.

Terminy dodatkowe definiowane są w formatce Godziny pracy gabinetu.

Zaplanowane terminy(4 na obrazku)

Możesz zaplanować usługi wybierając odpowiadające pacjentowi terminy z tabeli Wolne terminy.

Lista zaplanowanych terminów widoczna jest w tabeli Terminy zaplanowane dla wybranych usług posiadającej następujące kolumny:

Wybierz - po zamknięciu formatki terminy zostaną przypisane tylko usługom, które mają zaznaczony kwadracik w tej kolumnie,
Usługi - tymczasowy identyfikator usługi z tabeli Usługi do wyznaczenia terminu wraz z nazwą usługi,
Placówka/gabinet - nazwa placówki i gabinetu gdzie będzie realizowana usługa,
Data - zaplanowana data wykonania usługi,
Godzina - zaplanowana godzina rozpoczęcia realizacji usługi,
Czas trwania - czas trwania usługi (w minutach),
Pracownik - imię i nazwisko pracownika, który ma wykonać usługę,
Cena brutto - cena jaką ma zapłacić pacjent,

Wybór terminów

Wybierz odpowiadający Ci termin w tabeli Wolne terminy i wstaw go do tabeli Terminy zaplanowane dla wybranych usług naciskając przycisk Dodaj do zaplanowanych (F10) lub naciskając klawisz F10 lub dwukrotnie klikając na wierszu tabeli Wolne terminy.

Jeżeli wybierasz termin dodatkowy to upewnij się, że jego godzina rozpoczęcia nie pokrywa się z godziną rozpoczęcia innych terminów w tabeli zaplanowanych terminów. Jeżeli następuje kolizja terminów możesz ręcznie zmienić godzinę rozpoczęcia terminu dodatkowego.

Ponowne naciśnięcie przycisku Dodaj do zaplanowanych (F10) dla innego wolnego terminu dla usługi, która już jest w tabeli Terminy zaplanowane dla wybranych usług spowoduje zastąpienie dotychczasowego terminu nowo-wybranym. Jeżeli usługa powiązana jest z innymi usługami to wymienione zostaną także terminy pozostałych usług (wyjątek: zaznaczenie opcji Zezwalaj na wiele terminów z jednej usługi).

Usuwanie terminów

Aby usunąć termin z tabeli Terminy zaplanowane dla wybranych usług, wybierz niechciany termin i naciśnij przycisk Usuń termin.

Jeżeli usługa powiązana jest z innymi usługami to usunięte zostaną także terminy pozostałych usług.

Powielanie terminów z wybranego dnia

Przycisk Powiel terminy z wybranego dnia pojawia się tylko wtedy, gdy zaznaczona jest opcja Zezwalaj na wiele terminów z jednej usługi

Funkcja ta pozwala ustalać nowe terminy dla wybranej usługi w sposób zautomatyzowany.

Naciśnięcie przycisku Powiel terminy z wybranego dnia spowoduje otwarcie się formatki Powielanie terminów usług.

Rys. Formatka Powielanie terminów usług przed uruchomieniem procesu powielania

Formatka ta dzieli się na trzy sekcje:

Wskaż usługi do powielenia i określ ilość - tabela zawierająca kolumny :

Usługi - lista usług do powielenia,
Godzina - godzina rozpoczęcia wykonywania usługi, przy powielaniu wyszukiwane będą usługi wykonywane o tej samej godzinie,
Gabinet - gabinet, w którym zostanie wykonana usługa,
Ilość zlecana - liczba zleconych powtórzeń usługi,
Już wyznaczono - liczba powtórzeń usługi, dla których już wyznaczono termin wykonania,
Ilość do powielenia - liczba powtórzeń usługi, którą program ma wyznaczyć.

Powielane są wszystkie usługi z listy (które należy powielić minimum jeden raz), a nie tylko zaznaczona usługa.

Termin - sekcja składająca się z :

Dni tygodnia w których umówić pacjenta - lista rozwijana, gdzie wybieramy dni tygodnia, w których chcemy rejestrować pacjenta. Domyślne ustawienie to Pn,Wt,Śr,Cz,Pt,
Ilość dodatkowych dni przerwy między terminami - pole edycyjne, w którym określamy, czy między kolejnymi powtórzeniami wykonania usługi powinna być przerwa, a jeśli tak, to jak długa (np. usługa powinna być wykonywana co dwa dni, co tydzień), domyślna wartość to 0, czyli brak przerw,
Zacznij od - lista rozwijana, gdzie wybieramy datę, począwszy od której ma zostać powielona usługa. Rozwinięcie listy spowoduje otworzenie się mini-kalendarza, gdzie można kliknięciem myszy wybrać interesującą nas datę,
Przycisku Powiel terminy - jego naciśnięcie rozpoczyna proces generowania terminów przez program.

Log operacji - pole, w którym wyświetlają się informacje odnośnie przeprowadzonego procesu powielania terminów. Wyświetlają się tam (poza informacją o rozpoczęciu przeprowadzania procesu) trzy typy komunikatów:

Przypisywanie terminów dla: - komunikat ten oznacza, iż system wygenerował nowy termin,
+ - komunikat ten oznacza, iż system wygenerował kolejny termin dla określonej usługi,
BŁĄD: Nie odnaleziono wolnego terminu: - komunikat ten oznacza, iż nie ma wolnych terminów na wybraną usługę w określonym dniu.

Po zakończeniu procesu należy nacisnąć przycisk Zamknij, aby zamknąć formatkę i powrócić do formatki Wyznaczanie terminów usług.

Informacje o lekarzu / pracowniku

Więcej informacji o pracowniku, który może zrealizować usługę w zaplanowanym terminie możemy poznać klikając na termin na liście Terminy zaplanowane dla wybranych usług, a następnie naciskając przycisk Informacje o lekarzu/pracowniku.

Zamykanie formatki

Pracę z formatką zakończyć można na trzy sposoby: