Dane ewidencyjne pacjenta

Formatka Dane ewidencyjne pacjenta pozwala na zarządzanie danymi pacjenta, niezbędnymi do udzielenia i rozliczenia świadczenia zdrowotnego. System umożliwia prowadzenie różnych działań na danych pacjenta, m. in. ich wprowadzanie, edytowanie, usuwanie, nadawanie loginów do Rejestracji WWW, itp.

Aby otworzyć formatkę należy wybrać Menu główne → Pacjenci → Wyszukiwanie pacjenta lub Nowy (dla pacjentów, których nie ma jeszcze w systemie).

Formatka składa się z podstawowych danych osobowych pacjenta, panelu bocznego oraz danych szczegółowych, ujętych w zakładkach:

• Adres,
• Praca,
• Płatności,
• Ubezpieczenia NFZ,
• Upr. dodatkowe,
• Inne,
• Inne 2,
• Archiwum,
• Dostęp WWW,
• Rodzina,
• Dane antropomorficzne,
• ZLA,
• CRM,
• Komunikacja,
• Pozostałe zgody.

Dane osobowe pacjenta

Nie wszystkie dane osobowe pacjenta muszą zostać uzupełnione. Czasem jest to niemożliwe - z braku czasu (gdy trzeba szybko dodawać nowych pacjentów przywożonych z wypadku komunikacyjnego o dużej skali) czy też z braku informacji (np. pacjent jest nieprzytomny, a rodzina nieznana, przez co trudno jest poznać bardziej szczegółowe dane).

Wśród danych osobowych pacjenta pola obowiązkowe do uzupełnienia to:

• Nazwisko,
• Imię,
• PESEL - wpisuje się, jeżeli został nadany. Jeżeli nie został nadany, należy wybrać odpowiednią opcję z pola obok, np. Cudzoziemiec UE,
• Data urodzenia (jeśli podany jest PESEL, pole wypełnia się automatycznie),
• Płeć.

Pola nieobowiązkowe lub uzupełniające się automatycznie:

1. Numer ewidencyjny pacjenta (uzupełnia się automatycznie),
2. Dopieszczenie (wybór z listy) - wybór rangi pacjenta, np. Średni VIP, Super VIP. Najwyższy priorytet pacjenta umożliwia omijanie wielu restrykcji np. limitów przy rejestracji na usługę, przy wyborze łóżka na sali, itp.
3. NIP- będzie pojawiał się na paragonach dla pacjenta.
4. Po kliknięciu ikony, numer karty uzupełnia się automatycznie zgodnie z algorytmem, jaki został wybrany w opcjach ogólnych programu Administracja-> Opcje ogólne -> Różne -> Sposób automatycznego generowania numeru karty.
5. Kod oddziału NFZ - kod oddziału NFZ, do którego przypisany jest pacjent. Pole to może być wypełnione ręcznie lub automatycznie. System samodzielnie wypełnia te dane w dwojaki sposób. Pierwszy na bazie danych adresowych pacjenta (w oparciu o województwo z adresu zamieszkania), a drugi na bazie danych otrzymanych z systemu eWUŚ. W tym drugim przypadku po sprawdzeniu uprawnień pacjenta w eWUŚ, otrzymany kod oddziału jest porównywany z uprzednio wprowadzanymi danymi. Jeżeli pole było puste jest ono automatycznie wypełniane. Jeżeli było nie puste i dane są różne to system wyświetli stosowny komunikat i umożliwi aktualizację danych w oparciu o otrzymane z systemu eWUŚ :

   "Kod NFZ jest już uzupełniony. Czy chcesz go zastąpić?"

   . Dane z tego pola są automatycznie przepisywane do uprawnień pacjenta - zakładka ubezpieczenia NFZ. Kod ten jest wysyłany w trakcie rozliczenia świadczenia.
Kod NFZ również zostaje uzupełniony w zakładce ubezpieczenia NFZ

Adres

W zakładce Adres pola obowiązkowe to:

• Ulica,
• Numer domu,
• Kod pocztowy,

Gdy w opcjach ogólnych zaznaczona jest opcje "Wymagaj adresu pacjenta, daty ur. płci i kodu oddziału NFZ" dodając nowego pacjenta i próbując zapisać go bez wypełnionego dokładnie adresu pojawi się komunikat "Musisz wypełnić pole: Kod Pocztowy"

• Adres zameldowania stałego: Miasto - po wprowadzeniu 3 znaków można wybrać miasto z rozwijanej listy.

1. Domyślnie nie jest zaznaczone , że pacjent wyraża zgodę na otrzymywanie wiadomości SMS/ E-mail. Wysłanie takiego powiadomienia nie będzie możliwe, gdy pacjent nie posiada telefonu komórkowego.

Pozostałe pola wypełniamy zgodnie z informacjami podanymi przez pacjenta.

Praca

W zakładce Praca można:

1. Określić (wybrać z listy) stosunek pacjenta do pracy, np. czynny,
2. Zarządzać etatami, na których pracuje pacjent poprzez ich dodawanie, usuwanie i edycję.

Wszystkie etaty, na których pracuje pacjent, są wyświetlane w formie listy.

Płatności

W zakładce Płatności pola wypełniane automatycznie to:

• Znacznik,
• Cena indywidualna.

1. Daty, które składają się na okres obowiązywania pakietu płatności, mogą być wpisane ręcznie lub, po kliknięciu ikony, wybrane z kalendarza.

Lista Pakietów płatności za pacjenta obejmuje wszystkie pakiety płatności wprowadzone dla pacjenta. Aby wprowadzić nowe pakiety należy nacisnąć przycisk Dodaj płatność, a następnie wybrać pakiet z listy rozwijanej, datę obowiązywania i zatwierdzić.

Ubezpieczenia NFZ

1. Daty: początkowa i końcowa obowiązywania ubezpieczenia - pola wypełniane automatycznie po uzupełnieniu danych szczegółowych w wybranym typie dokumentu.
2. Tytuł uprawnienia (wybór z listy) - zgodnie z Ustawą o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych z dnia 27 sierpnia 2004r., np. U - osoby ubezpieczone, T - nieżyjący dawca narządów, UP - osoby, które straciły prawo do świadczeń w trakcie leczenia

   Więcej informacji na temat aktualnych uprawnień dostępnych w Systemie znajduje się w Podręczniku Użytkownika w rozdziale Tytuły uprawnień i typy dokumentów.

3. Typ płatnika: (pole wymagane)
   • Gmina,
   • NFZ,
   • Inna instytucja.

   Automatyczne wypełnianie pól dotyczących oświadczenia pacjenta:

   1. po wybraniu typu dokumentu - Oświadczenie pacjenta,
   2. wypełniają się automatycznie pola: państwo - Polska, typ oświadczenia - U, typ płatnika - NFZ, typ dokumentu - oświadczenie, data oświadczenia - aktualna, typ oświadczenia - P, podstawa uprawnienia - 1,
   3. do wypełnienia pozostanie kod oddziału NFZ (pole wymagane na formatce),
   4. po czym możliwy jest wydruk oświadczenia z systemu i skan dokumentu po podpisaniu przez pacjenta.

   Typ płatnika		Opis
   NFZ		Kod oddziału NFZ - wartość automatycznie przepisywana z pola "Kod oddziału NFZ" przy wprowadzaniu danych adresowych pacjenta, przy sprawdzeniu uprawnień w eWUŚ. Kod ten nie jest wykorzystywany do sprawdzenia samego uprawnienia w systemie eWUŚ, ale jest wysyłany w trakcie rozliczenia świadczenia. Przy ręcznym dodawaniu uprawnienia kod NFZ również zostaje uzupełniony w zakładce Ubezpieczenia NFZ. Jeżeli kod już jest wypełniony i jest inny niż wyznaczony pojawi się komunikat: "Kod NFZ jest już uzupełniony. Czy chcesz go zastąpić?" Aby automatycznie sprawdzane ubezpieczenie eWUŚ posiadało wypełniony kod oddziału NFZ, należy w części ewidencyjnej pacjenta uzupełnić kod oddziału NFZ, do którego pacjent jest przypisany.
   Gmina		Kod terytorialny gminy, Nazwa organu wydającego ubezpieczenie.
   Inna instytucja		Kod instytucji wydającej ubezpieczenie - można wpisać ręcznie lub nacisnąć przycisk Instytucje UE, Po kliknięciu ikony pojawi się wykaz Instytucji UE, wraz z przypisanymi kodami. Po wybraniu właściwej, pole Kod instytucji uzupełnia się, Skrót nazwy - pole uzupełniane automatycznie po wybraniu Instytucji UE, Identyfikator w słowniku Centralnego Wykazu Ubezpieczonych.

4. Typ dokumentu ubezpieczenia

   Typ dokumentu	Pola do wypełnienia po wybraniu odpowiedniego typu dokumentu	Szczegóły
   Karta ubezpieczenia zdrowotnego
   Decyzja wójta/burmistrza gminy
   Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego
   Certyfikat
   Poświadczenie		Pole z datą końcową ważności poświadczenia może pozostać puste. Wówczas pole Ważne do przyjmuje wartość bezterminowo.
   Formularz serii E, dokument przenośny S lub DA1
   Dokument elektroniczny EWUŚ		Nazwę świadczeniodawcy można wpisać ręcznie lub wybrać z listy.
   RMUA		Numer NIP płatnika - można go wpisać ręcznie, wybrać z rozwiniętej listy lub nacisnąć przycisk Dodaj zakład i wybrać odpowiedni zakład ze spisu lub zdefiniować nowy.
   Legitymacja ubezpieczeniowa
   Legitymacja emeryta		Po najechaniu kursorem na ikonkę pojawia się komunikat: Uzupełniany jeśli istnieje na dokumencie, nie jest to więc pole obowiązkowe, Instytucja wystawiająca (wybór z listy), np. ZUS.
   Zgłoszenie do ubezpieczenia z dowodem opłacenia składek		Po najechaniu kursorem na ikonkę pojawia się informacja: Uzupełniane w przypadku, gdy zgłoszenie nastąpiło powyżej 60 dni od daty udzielenia świadczenia, Typ zgłoszenia (wybór z listy), np. ZZA.
   Zaświadczenie potwierdzające prawo do świadczeń		Po najechaniu kursorem na ikony pojawia się informacja: Uzupełniane jeśli zaświadczenie poświadcza okres sprzed daty wystawienia zaświadczenia.
   Inny dokument		Po najechaniu kursorem na ikonkę pojawia się informacja: Wypełniane o ile numer występuje na dokumencie.
   Oświadczenie		Data podpisania oświadczenia - domyślnie jest to data wyboru oświadczenia jako typu dokumentu, można ją jednak skasować i wpisać inną, Po najechaniu kursorem na ikonki pojawia się informacja: Wypełniane tylko w przypadku gdy oświadczenie nie jest składane w dniu udzielania świadczenia, zgodnie z art. 50 ust. 11 i 12 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w stanach nagłych lub w przypadku gdy ze względu na stan zdrowia nie jest możliwe złożenie oświadczenia, oświadczenie może zostać złożone w terminie późniejszym, Typ oświadczenia (wybór z listy) - domyślnie jest to P - oświadczenie pacjenta, Podstawa uprawnienia (wybór z listy) - domyślnie jest to 1 - z tytułu objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym.

5. Kod oddziału NFZ - pole domyślne w tej zakładce. Po wyborze innego typu płatnika rozwijają się inne pola (tabela w punkcie 3).

Uprawnienia dodatkowe

Pacjentowi może także przysługiwać uprawnienie dodatkowe, które wybiera się z listy, np. IB - Inwalida Wojenny. Po wyborze rodzaju uprawnienia należy wypełnić pozostałe pola dotyczące dokumentu, na mocy którego zostało nadane uprawnienie, m.in. jego nazwę i daty obowiązywania.

Inne

W zakładce Inne wypełnia się dane:

1. Dotyczące dokumentów tożsamości, tj. np. w przypadku Paszportu należy wybrać (z listy) kraj, a następnie wpisać serię i numer,
2. Pozostałe, dotyczące m.in. stanu cywilnego (wybór z listy, np. Wdowa/wdowiec). Pole Zespół lekarz/pielęgniarka (wybór z listy) dotyczy osób, które opiekują się pacjentem.

Pole Data zgonu dotyczy tylko zmarłych pacjentów.

Inne 2

Formatka zawiera statusy pacjenta zwracane przez system eWUŚ, m.in. dotyczące kwarantanny oraz izolacji domowej wraz z okresem ich obowiązywania.

Każdorazowe sprawdzenie ubepzieczenia pacjenta zwraca komuniakat o kwarantannie/izolacji.

Ponadto informacje o nich znajdują się w badaniu w zakładce Dane ogólne 1→ Statusy pacjenta, oraz w uwagach w seryjnej weryfikacji eWUŚ.

Archiwum

Zakładka Archiwum zawiera informacje o miejscu przechowywania dokumentacji medycznej pacjenta oraz jej oznaczeniu.

1. Po kliknięciu w pole można wpisać tekst.

Dostęp WWW

Zakładka WWW umożliwia:

1. Nadanie pacjentowi loginu i hasła(poprzez naciśnięcie przycisku Nowy login), które są wysyłane na jego adres mailowy (patrz zakładka Adres).

Dzięki temu pacjent będzie miał możliwość rejestracji przez portal WWW.

Pola z żółtym tłem są uzupełniane automatycznie według danej etykiety.

Rodzina

Pola w zakładce Rodzina oznaczają:

1. Typ identyfikatora według NFZ (wybór z listy), np. numer PESEL,
2. Identyfikator dla NFZ - należy podać wpis zgodny z typem identyfikatora,
3. Imię i nazwisko osoby z rodziny,
4. Nr osoby z tym samym opiekunem - system kontroluje, czy istnieje już pacjent identyfikowany tym samym numerem opiekuna (w przypadku, gdy pacjent nie posiada danych identyfikacyjnych, np. numeru PESEL). Jeżeli istnieje, to po naciśnięciu przycisku Zapisz lub OK pojawi się komunikat: Istnieje już pacjent identyfikowany tym samym numerem opiekuna. Zmień wartość pola,
5. Stopień pokrewieństwa osoby z rodziny - kim osoba z rodziny jest dla pacjenta.

Dane antropomorficzne

W zakładce Dane antropomorficzne pola, które uzupełnia się wybierając z listy, to:

• Rasa pacjenta, np. biała,
• Grupa główna krwi, np. A,
• Rh, np. + /dodatni/.

1. Po kliknięciu w pole można wpisać tekst.

ZLA

Pola (dane do wypełnienia) w zakładce ZLA dotyczą osoby, która bierze zwolnienie lekarskie dla pacjenta.

1. Rodzaj identyfikatora osoby, która będzie opiekować się pacjentem (wybór z listy), np. NIP,
2. Kod stopnia pokrewieństwa osoby, która będzie opiekować się pacjentem (wybór z listy), np. dziecko.

CRM

Zakładka CRM służy do ewidencjonowania zgody Pacjenta na komunikację CRM.

Zakładka składa się z następujących elementów:

• Opcja Czy pacjent wyraża zgodę na komunikację CRM - zaznacz, jeżeli Pacjent wyraża zgodę.

• Pole edycyjne Przyczyna braku zgody - tutaj można wprowadzić przyczynę braku zgody Pacjenta na komunikację CRM.

Komunikacja

Wysyłka dwukierunkowa SMS - daje możliwość odpowiadania przez pacjentów na przypomnienia o wizytach frazą np. = ’T’, która powodować będzie automatyczne potwierdzanie wizyt. Frazę można zdefiniować dowolnie.W ramach nowej licencji można też rozbudować słownik fraz odpowiedzialnych za odwoływanie wizyt (nie tylko litera 'N').

Zgody pozostałe

W zakładce znajdują się wszystkie zdefiniowane w Administracja → Słowniki i parametry → Pacjenci → Rodzaje zgód zgody pacjenta. Z rozwijanej listy "Nazwa" wybieramy zgodę, w kolumnie z prawej strony zaznaczamy jeżeli istnieje. W przypadku braku zgody pole do zaznaczenia "Zgoda" powinno pozostać puste.

Dodanie kolejnych zgód następuje poprzez użycie klawisza ↹ Tab na klawiaturze lub strzałek kierunkowych (↑ góra, ↓ dół).

Rodzina POZ

W związku z nowym wzorem wydruku deklaracji POZ konieczne stało się dodanie nowych pól ewidencyjnych. I tak: w danych ewidencyjnych pacjenta pojawiła się dodatkowa zakładka "Rodzina POZ". Staje się ona aktywna i dostępna dla użytkowników, jeśli zaznaczymy w opcjach ogólnych programu, w zakładce "Różne cd." pole "Używanie zakładki Rodzina POZ w ewidencji pacjenta. Dezaktywacja edycji danych osobowych na zakładce Rodzina". W nowej zakładce znajdują się podstawowe dane teleadresowe dwojga opiekunów, zgodnie z nowym wzorem wydruku deklaracji POZ.

Panel Boczny

Po prawej stronie formatki znajdują się przyciski z obrazkami, które pozwalają wykonać poszczególne operacje.

• Edytuj - wciśnięty umożliwia edycję danych,

• Dodaj pacjenta - umożliwia dodawanie nowego pacjenta do bazy danych,

• Cofnij - przywracanie danych sprzed edycji,

• Zapisz - zapisywanie wszystkich poprawek,

• Usuń pacjenta - przycisk pozwala na usuwanie pacjenta z bazy danych,

• Info - informacje o aktualizacjach i twórcach,

• Druk - drukuje zawartość formatki,

• Kolor wiersza - pozwala na wybranie koloru, na jaki pomalowany jest wiersz z danymi pacjenta w wyszukiwaniu pacjentów,

• POZ - po wybraniu POZ otwiera się formatka Informacje o POZ pacjenta,

• Eksport danych osoby (widoczny przez użytkowników, którzy posiadają odpowiednie uprawnienia) - pozwala na łączenie danych pacjentów. Otwiera się formatka Migracja pacjentów.

• Sprawdź ubezpieczenie - powoduje łączenie się z systemem eWUŚ, czego wynikiem jest komunikat informujący o tym, czy pacjentowi przysługuje prawo do świadczeń czy też nie. W przypadku problemu z połączeniem Użytkownik otrzyma stosowny komunikat. Więcej informacji na temat systemu eWUŚ znajduje się w Podręczniku.