Generowanie faktur dla firm i dla pacjenta

Aby otworzyć formatkę Nowy rachunek należy wskazać Menu główne → Rachunki i dokumenty księgowe → Nowy rachunek.

Sposób uzupełniania pól w fakturze dla firm i fakturze dla pacjenta jest identyczny. Kluczowe jest wybranie z listy rodzaju płatnika : firmy lub pacjenta. Poniżej znajduje się opis poszczególnych elementów formatki na przykładzie firmy, a także informacje/funkcje, które dotyczą wyłącznie pacjenta jako płatnika.

Rodzaj płatnika: Firma

 

1. Aby wystawić fakturę na firmę, w pierwszej kolejności, jako rodzaj płatnika należy wskazać: Firma. Następnie trzeba wybrać nazwę określonej firmy z rozwijalnej listy (pole: "Kto płaci"). Wówczas automatycznie uzupełniają się pola z jej danymi, m.in. adresem

2. Pola dotyczące płatności są uzupełniane automatycznie po wstawieniu usługi. Poszczególne wartości można jednak zmieniać, np. jeśli ktoś płaci kartą, można wpisać kwotę w polu "Karta". Po zatwierdzeniu faktury, automatycznie uzupełni się również data sprzedaży

3. Pole, w którym wyświetlą się wybrane usługi i produkty

4. Po kliknięciu przycisku "Wstaw usługi/zaliczkę", pojawia się ekran:

a. Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie okresu (przedziału dat), z którego mają być pokazane usługi (po kliknięciu rozwija się kalendarz). Następnie należy kliknąć przycisk "Odśwież". Pojawi się ekran:

 

b. Pole wyboru statusu usługi z rozwijalnej listy, np. Rozpoczęto realizację, Zakończono realizację (można zaznaczyć kilka opcji)

c. Aby zostały wyświetlone zmiany, po ich wprowadzeniu należy kliknąć przycisk "Odśwież"

d. To pole zawiera wszystkie produkty, które nie zostały rozliczone żadną aktualną fakturą. Nie ma możliwości filtrowania

e. W celu dodania usługi i/lub produktu do faktury należy wybrać go z listy (zaznaczyć), a następnie kliknąć przycisk "Dodaj wybrane". Aby zaznaczyć więcej niż jedną usługę/produkt trzeba przytrzymać klawisz "Ctrl" i kliknąć interesujące nas pozycje. Można też kliknąć przycisk "Dodaj wszystkie". Na końcu należy kliknąć przycisk "Zamknij"

5. Miejsce na wpisanie uwag

6. Termin płatności - należy podać w dniach, np. 14

7. Aby faktura została wygenerowana konieczne jest jej zatwierdzenie. W przypadku, gdy użytkownik posiada uprawnienie: Rachunki - zatwierdzanie rachunków z podaniem dat (należy pamiętać o tym by data wystawienia faktury nie była wcześniejsza od daty sprzedaży!) , po zatwierdzeniu faktury pojawi się okno, w którym można zmienić daty sprzedaży usług/produktów i wystawienia faktury:

Jeśli użytkownik nie posiada ww. uprawnienia, faktura będzie wystawiona z aktualną datą.

Poniżej szablon wygenerowanej faktury:

 

Rodzaj płatnika: Pacjent

Tak jak już zostało wspomniane wcześniej, aby wygenerować fakturę dla pacjenta, uprzednio trzeba wystawić i zatwierdzić paragon.

Możemy ręczne wprowadzić NIP (nie będzie on zapisany w danych Pacjenta. Aby na stałe uzupełnić numer należy go wpisać w Danych pacjenta

1. Po zatwierdzeniu paragonu uaktywni się ikonka "Wystaw fakturę"

System InterClinic umożliwia wystawienie faktury na nabywcę innego niż płatnik (pacjent). Aby dane nabywcy zostały automatycznie uzupełnione, należy:

1. Zaznaczyć checkbox "Nabywca inny niż płatnik "

2. Wybrać nabywcę po kliknięciu w ikonę "Nabywcy...". System zapyta, Czy zastąpić obecne wpisy w polach "Płatnik"? - trzeba kliknąć "tak"

 

Wysyłanie faktur oraz załączników do nich w formacie .PDF email'em

W dolnym pasku znajduje się przycisk umożliwiający wysłanie e-maila z fakturą i załącznikami do kiemta bądź firmy. W Opcjach ogólnych programu , w zakładceFaktury cd. możemy określić treść szablonu określającego wiadomość mailową.

Naciskając przycisk Dodaj do wysyłki program przekieruje nas do "Skrzynki nadawczej e-mail" gdzie będzie można zadecydować, które wiadomości zostaną wysłane.