Elektroniczne zaświadczenia lekarskie e-ZLA

e-ZLA to skrót od "elektroniczne zwolnienie lekarskie". To zwolnienie lekarskie wystawiane jest w formie cyfrowej, zamiast tradycyjnego papierowego formularza.

W ramach formularza badania, znajduje się zakładka e-ZLA umożliwia lekarzowi sprawne wystawianie oraz anulowanie elektronicznych zwolnień lekarskich.

Wystawianie zwolnień elektronicznych

Moduł e-ZLA umożliwia kompleksową obsługę elektronicznych zwolnień lekarskich. Użytkownik może wystawiać nowe zwolnienia, anulować wystawione e-ZLA, a także generować nowe dokumenty w miejsce wcześniej anulowanych. Dodatkowo moduł pozwala na przeglądanie historii wystawionych zwolnień, co ułatwia kontrolę i zarządzanie dokumentacją medyczną pacjentów.

Wystawianie nowego zwolnienia lekarskiego

Aby wystawić nowe elektroniczne zwolnienie należy w uruchomionym badaniu przejść do zakładki e-ZLA

Następnie, należy kliknąć przycisk Nowe zwolnienie ZLA.

Jeszcze przed uruchomieniem formularza, Użytkownik zostanie poproszony o wprowadzenie hasła, które tworzył przy pobieraniu certyfikatu z platformy PUE ZUS. Jeżeli lekarz zaznaczy opcję Zapamiętaj hasło w ramach sesji, to system nie będzie wymagał wprowadzenia hasła ponownie, dopóki użytkownik nie wyloguje się z InterClinic.

Po zatwierdzeniu certyfikatu, zostanie otwarty formularz e-ZLA służący do wystawiania zwolnień elektronicznych. Składa się on z następujących sekcji:

Dane identyfikacyjne ubezpieczonego;
Dane adresowe ubezpieczonego;
Dane o niezdolności do pracy;
Informacja o opiece nad inną osobą;
Informacje medyczne;
Wybór płatników;
Miejsce udzielania świadczeń zdrowotnych.

Uwaga! Dokładny opis interfejsu znajduje się w formularzu Budowa interfejsu użytkownika

Dane identyfikacyjne ubezpieczonego oraz Dane adresowe ubezpieczonego

W zakładkach Dane indentyfikacyjne ubezpieczonego oraz Dane adresowe ubezpieczonego pojawią się dane pacjenta zaciągnięte z bazy ZUS.

W miejscu ubezpieczenia pacjenta domyślnie wybierany jest ZUS. Jeżeli pacjent ubezpieczony jest w innym miejscu niż ZUS, należy wybrać odpowiednią pozycję z listy Ubezpieczony w.

Dane adresowe ubezpieczonego są polami możliwymi do edycji. Użytkownik może np. zmienić miejsce pobytu pacjenta na czas choroby poprzez edycję: Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica, Nr domu, Nr lokalu.

Uwaga! W formularzu dodawania zwolnienia e-ZLA masz możliwość wyszukiwania pacjentów poprzez Wyszukaj w bazie InterClinic lub Wyszukaj w bazie ZUS. Wyszukiwarki opisane są w formularzu.

Dane o niezdolności do pracy

W kolejnej części formularza należy uzupełnić Dane o niezdolności do pracy pacjenta.

Jeżeli wystawiane zwolnienie nie dotyczy pobytu w szpitalu, lekarz wypełnia pola Data niezdolności do pracy od – do.

W przypadku wizyty w szpitalu użytkownik uzupełnia pola Okres pobytu w szpitalu od – do.

UWAGA! System blokuje wystawianie zwolnienia z datą niezdolności do pracy od późniejszą niż cztery dni do przodu.

Informacja o opiece nad inną osobą

Jeżeli zwolnienie dotyczy opieki nad inną osobą, należy uzupełnić pole Kod pokrewieństwa osoby pod opieką.

Informacje medyczne

Następnie należy wybrać z listy czy chory powinien leżeć, czy też może chodzić podczas zwolnienia.

Kolejnym krokiem jest uzupełnienie Numeru statystycznego choroby oraz Kodu niezdolności do pracy.

Kody choroby A i D wypełniają się automatycznie. Pozostałe kody lekarz oznacza ręcznie.

Wybór płatników

Na kolejnym etapie oznaczany jest płatnik, przez którego pacjent jest ubezpieczony.

Zakładka Wybór płatników wyświetla listę pracodawców, którzy zgłosili pacjenta do ubezpieczenia pobraną z bazy ZUS. Użytkownik może dodać płatnika ręcznie wciskając przycisk Dodaj płatnika. Dla każdego płatnika generowane jest osobne zwolnienie.

Jeżeli lekarz odznaczy checkbox przy płatniku, to zwolnienie nie zostanie wystawione dla tego pracodawcy.

W ramach informacji o płatniku znajduje się informacja Profil PUE, która informuje o tym czy płatnik posiada profil na plaftormie usług elektronicznych ZUS. Jeżeli nie jest zaznaczony, lekarz będzie musiał poinformować o tym pacjenta i wydrukować wystawione w badaniu zwolnienie.

Checkbox Nie przesyłaj informacji płatnikowi jest odpowiednikiem opcji Zwolnienie po ustaniu zatrudnienia na stronie PUE ZUS. Zaznaczenie tej opcji powoduje nie przesłanie wystawionego zwolnienia płatnikowi. Lekarz zaznacza checkbox na życzenie pacjenta, zazwyczaj w sytuacji, gdy zmienia pracę.

Jeżeli pacjent jest ubezpieczony w ZUS to należy wybrać przynajmniej jednego płatnika w zakładce Wybór płatników. Dla pozostałych miejsc ubezpieczenia pacjenta wybór płatnika jest opcjonalny.

Miejsce udzielania świadczeń zdrowotnych

Pole Miejsce udzielania świadczeń zdrowotnych wyświetla listę miejsc pracy, które lekarz zgłosił do ZUS. Użytkownik musi wybrać z listy to miejsce, w którym aktualnie wystawia zwolnienie lekarskie.

W zakładce Dane lekarza i dokumentu wyświetlane są: Identyfikator lekarza, Imię i Nazwisko lekarza oraz data wystawienia dokumentu.

Aby wygenerować zwolnienie należy wcisnąć przycisk Generuj dokument.

Zanim otworzy się wygenerowany dokument system może wyświetlić okno Ostrzeżenia/ błędy zgłoszone podczas walidacji danych przez ZUS. Zwolnienie wystawione w badaniu jest sprawdzane przez schematy ZUS, w wyniku czego lekarz może otrzymać dwa typy informacji zwrotnej: błąd lub ostrzeżenie. Otrzymanie błędu powoduje brak możliwości wystawienia zwolnienia, wówczas należy przeczytać opis błędu, a następnie wcisnąć przycisk Zamknij i wrócić do pola na zakładce, którego dotyczył błąd i wprowadzić zmianę.

Następnie należy ponownie wygenerować dokument.

Użytkownik może otrzymać również ostrzeżenie (np. gdy pacjent ma już wystawione zwolnienie lekarskie i okresy zwolnień nakładają się), ma ono charakter informacyjny, tzn., że lekarz po otrzymaniu tego typu komunikatu może wystawić zwolnienie, w takim wypadku należy wcisnąć przycisk Akceptuję - wystaw zaświadczenie. Jeżeli po otrzymaniu ostrzeżenia lekarz zdecyduje się nie wystawiać pacjentowi zwolnienia może wcisnąć przycisk Zamknij a następnie zamknąć formularz za pomocą przycisku Zamknij bez zapisu.

Podgląd wygenerowanego zwolnienia

Po wygenerowaniu dokumentu wyświetlony jest uzupełniony dokument zwolnienia, w postaci wydruku ZUS ZLA. Dla każdego płatnika generuje się osobne zwolnienie w dwóch egzemplarzach: oryginału (zawiera numer statystyczny choroby) i kopii (bez numeru statystycznego choroby). Aby wysłać zaświadczenie do ZUS należy wcisnąć przycisk Wyślij dokument do ZUS.

Jeżeli przy wprowadzaniu hasła lekarz nie zaznaczył Zapamiętaj hasło w ramach sesji, to będzie musiał wpisać je ponownie. Po poprawnym wysłaniu zaświadczenia lekarskiego do bazy ZUS wyświetli się informacja Dokumenty zostały przesłane do ZUS, co oznacza, że zakończono wystawianie elektronicznego zwolnienia lekarskiego w badaniu.

Pozostałe operacje na zwolnieniu e-ZLA

Przeglądarka zwolnień e-ZLA

Wystawione zaświadczenie lekarskie można otworzyć w zakładce e-ZLA w oknie badania pacjenta. Po otwarciu zakładki przeglądarka wyświetli wszystkie zwolnienia lekarskie wystawione pacjentowi w badaniu.

Listę zwolnień można segregować według odpowiednich filtrów:

Zakładka Badaniem - pokazuje wszystkie zaświadczenia wystawione w ramach danego badania.
Zakładka Pacjentem - pokazuje wszystkie zaświadczenia wystawione pacjentowi w InterClinic.
Zakładka e-ZLA pacjenta z bazy ZUS wyświetla wszystkie zwolnienia lekarskie pacjenta w bazie ZUS (lekarz ma dostęp do całej historii zwolnień pacjenta również tych wystawionych przez innych lekarzy w innych placówkach).

Wystawione zwolnienie w InterClinic pojawi się od razu w zakładkach prezentujących zwolnienia powiązane z badaniem oraz pacjentem, natomiast w zakładce ZLA pacjenta z bazy ZUS pojawia się ono zawsze z kilkuminutowym opóźnieniem.

Wydruk zaświadczenia lekarskiego

Na życzenie pacjenta lub w sytuacji, gdy pracodawca pacjenta nie posiada profilu PUE, lekarz ma obowiązek wydrukować wystawione w badaniu zwolnienie. Może to zrobić z poziomu przeglądarki zwolnień. Należy kliknąć przycisk Otwórz na odpowiednim zaświadczeniu, a następnie kliknąć Drukuj kopię.

Kopia nie zawiera numeru statystycznego choroby ze słownika ICD10 i jest przeznaczona dla pracodawcy. Wydruk oryginału zawiera numer statystyczny choroby.

Wystawianie zwolnienia z datą wsteczną

Aby wystawić nowe zwolnienie lekarskie z datą wsteczną należy kliknąć przycisk Nowe zaświadczenie ZLA.

W zakładce Dane identyfikacyjne ubezpieczonego i Dane adresowe ubezpieczonego sprawdzić lub edytować zaczytane dane pacjenta. Następnie należy przejść do zakładki Dane o niezdolności do pracy. Jeżeli w polu data niezdolności do pracy od lekarz wprowadzi datę wcześniejszą niż 3 dni wstecz przed datą wystawienia zwolnienia, to pojawi się pole Uzasadnienie wystawienia wstecznego zwolnienia, które należy wypełnić. Jest to wartość wymagana. Ponadto system informuje o tym, że dla takiego zwolnienia wygeneruje dwa osobne druki: wsteczne (obejmujące okres od wprowadzonej daty niezdolności do pracy od do trzeciego dnia wstecz przed wystawieniem zwolnienia) oraz bieżące.

Pozostałe kroki należy wykonać zgodnie z wystawianiem prawidłowego zwolnienia.

Wystawianie zwolnienia na opiekę

Aby wystawić nowe zwolnienie lekarskie na opiekę należy kliknąć przycisk Nowe zaświadczenie ZLA. W zakładce Dane identyfikacyjne ubezpieczonego i Dane adresowe ubezpieczonego zaczytają się dane pacjenta. W przypadku zaświadczenia na opiekę np. dla rodzica pacjenta należy wprowadzić dane rodzica do zwolnienia. Można to zrobić za pomocą dwóch przycisków znajdujących się na początku formularza - lekarz może pobrać dane ubezpieczonego z bazy InterClinic (przycisk Wyszukaj w bazie InterClinic) lub bezpośrednio z bazy ZUS (przycisk Wyszukaj w bazie ZUS). Jeżeli wprowadzane są dane pacjenta z bazy ZUS, należy wpisać numer pesel lub numer paszportu oraz kliknąć przycisk Szukaj.

Jeżeli dane pobierane są z bazy InterClinic, należy wyszukać pacjenta po imieniu, nazwisku, adresie, telefonie lub peselu, a następnie kliknąć przycisk Szukaj, a następnie potwierdzić klikając Wybierz. Wówczas dane ubezpieczonego zaczytają się automatycznie do pól w zakładce.

Następnie należy przejść do zakładki Dane o niezdolności do pracy. Należy wprowadzić okres na jaki ma być wystawione zaświadczenie, wskazania lekarskie oraz numer statystyczny choroby pacjenta. W przypadku wystawiania zwolnienia na opiekę należy wybrać z listy Kod pokrewieństwa osoby pod opieką oraz wypełnić datę urodzenia osoby pod opieką. Następnie należy przejść do części Wybór płatników, sprawdzić lub dodać pozycje do listy. W polu Miejsce udzielania świadczeń zdrowotnych wybrać miejsce udzielania świadczeń, a następnie wygenerować zwolnienie.

Zmiana ubezpieczonego powoduje nie tylko zaczytanie się danych identyfikacyjnych, ale również listy płatników osoby sprawującej opiekę nad pacjentem.

Wystawianie zwolnienia na pobyt w szpitalu lub na pobyt w innym niż szpital stacjonarnym zakładzie opieki

Następnie należy przejść do zakładki Dane o niezdolności do pracy. Należy wypełnić daty: Niezdolność do pracy od, Niezdolność do pracy do, Pobyt w szpitalu od, Pobyt w szpitalu do. Okres pobytu w szpitalu musi zawierać się w okresie niezdolności do pracy pacjenta.

Następnie należy przejść do części Wybór płatników, sprawdzić lub dodać pozycje do listy. W polu Miejsce udzielania świadczeń zdrowotnych wybrać miejsce udzielania świadczeń, a następnie wygenerować zwolnienie.

Jeżeli pacjent otrzymuje zwolnienie na pobyt w innym niż szpital stacjonarnym zakładzie opieki zdrowotnej należy w zakładce Dane o niezdolności do pracy zaznaczyć checkbox Pobyt w stacjonarnym ZOZ innym niż szpital i wypełnić daty: Niezdolność do pracy od, Niezdolność do pracy do. Dalej należy postępować zgodnie ze schematem opisanym powyżej.

UWAGA! Jeżeli zwolnienie na pobyt w szpitalu wystawiane jest w trakcie pobytu i data Niezdolność do pracy od zostanie wprowadzona na więcej niż trzy dni przed datą Pobyt w szpitalu od wówczas wygeneruje się druk wsteczny, a lekarz będzie musiał wprowadzić uzasadnienie do wystawionego zwolnienia. Jeżeli zwolnienie wystawiane jest przed pobytem w szpitalu, to druk wsteczny wygeneruje się, gdy Data niezdolności do pracy od będzie wcześniejsza niż trzy dni przed datą wystawienia zwolnienia.

Anulowanie zwolnień

Lekarz ma możliwość anulowania dowolnego zwolnienia lekarskiego pacjenta z bazy ZUS. Oznacza to, że może również anulować zaświadczenie wystawione przez innego lekarza.

UWAGA! Anulowanie zwolnienia jest możliwe dopiero wtedy, gdy pojawi się ono w przeglądarce zwolnień w zakładce ZLA pacjenta z bazy ZUS.

Aby anulować zwolnienie lekarskie należy w przeglądarce zwolnień kliknąć przycisk Anuluj na odpowiednim zaświadczeniu.

Zostanie uruchomiony formularz Anulowanie zaświadczenia e-ZLA . Należy uzupełnić Informacje o anulowaniu:

Kod przyczyny anulowania – pole obowiązkowe, należy wybrać z listy przyczynę anulowania zwolnienia;
Opis przyczyny anulowania – pole obowiązkowe, w którym należy opisać przyczynę anulowania, uzupełnia się automatycznie po wybraniu kodu przyczyny anulowania;
Miejsce udzielania świadczeń zdrowotnych – pole obowiązkowe, należy wybrać placówkę, w której zwolnienie jest anulowane;
Dodatkowe informacje od lekarza na temat anulowania ZLA – pole obowiązkowe do wpisania dodatkowego komentarza od lekarza.

Jeżeli lekarz chce jedynie unieważnić wystawione zwolnienie, należy wcisnąć przycisk Anuluj dokument(y). Wówczas zostanie przeniesiony do zakładki Wygenerowane dokumenty.

Aby wysłać anulowane zwolnienie do bazy ZUS, należy kliknąć Podpisz i wyślij.

Jeżeli użytkownik anuluje zwolnienie wystawione dla płatnika nie posiadającego profilu PUE, to system wyświetli komunikat:

W związku z brakiem profili PUE:

Pacjent wymaga powiadomienia przez lekarza
Płatnik: (NIP) wymaga powiadomienia przez lekarza

Powyższy komunikat jest informacją dla osoby wystawiającej zwolnienie lekarskie, że należy wydrukować pacjentowi zaświadczenie oraz poinformować go, że pracodawca nie posiada profilu PUE ZUS, więc pacjent musi sam przekazać płatnikowi wystawione zwolnienie w formie papierowej. Następnie należy wcisnąć przycisk Zamknij. Po poprawnym anulowaniu zaświadczenia lekarskiego wyświetli się informacja Dokumenty zostały przesłane do ZUS, co oznacza, że zakończono anulowanie elektronicznego zwolnienia lekarskiego w badaniu.

Anulowanie zwolnienia i wystawianie nowego w jego miejsce

W przypadku, gdy lekarz chce anulować i wystawić nowe, poprawione zwolnienie, należy w przeglądarce zwolnień kliknąć przycisk Anuluj na odpowiednim zaświadczeniu. Następnie należy wybrać opcję Anuluj dokument(y) i wystaw nowy(e).

Jeżeli w polu Kod przyczyny anulowania zwolnienia zostanie wybrana inna wartość niż błąd w danych płatnika składek, to użytkownikowi wyświetli się pełny formularz do edycji zwolnienia. Wartości pól są zaczytywane z anulowanego zwolnienia, dzięki temu wypełnia tylko to miejsce, które należy poprawić.

Jeżeli zostanie wybrany błąd w danych płatnika składek, to do edycji będzie jedynie możliwa zmiana płatnika.

Po wprowadzeniu zmian należy ponownie wygenerować dokument. Po poprawnym anulowaniu zaświadczenia lekarskiego lekarzowi wyświetli się informacja Dokumenty zostały przesłane do bazy ZUS, co oznacza, że zakończono anulowanie elektronicznego zwolnienia lekarskiego w badaniu.

Anulowanie zwolnienia wystawionego dla więcej dla jednego pracownika pracodawcy w badaniu

Aby anulować zwolnienie wystawione więcej niż jednemu płatnikowi, należy kliknąć przycisk Anuluj na odpowiednim zaświadczeniu. Następnie należy uzupełnić dane w zakładce Anulowanie zaświadczeń. Gdy w polu Kod przyczyny anulowania zwolnienia zostanie wybrana wartość inna niż Błąd w danych płatnika składek, wówczas system wyświetli dokumenty powiązane. Dokumenty powiązane to zwolnienia wystawione pozostałym płatnikom. Należy zaznaczyć te dokumenty, które mają zostać anulowane równocześnie z wybranym dokumentem. Następnie należy postępować zgodnie ze schematem anulowania zwolnień opisanym powyżej.