Podręcznik użytkownika

Elektroniczne zaświadczenia lekarskie e-ZLA

Zakładka e-ZLA umożliwia lekarzowi sprawne wystawianie oraz anulowanie elektronicznych zwolnień lekarskich

Wystawianie zwolnień elektronicznych

Poniżej przedstawiono różne możliwości wystawiania zwolnień elektronicznych w InterClinic.

Wystawianie nowego zaświadczenia lekarskiego

Interfejs e-ZLA do wystawiania zwolnień elektronicznych składa się z następujących zakładek:

Aby wystawić nowe elektroniczne zwolnienie lekarskie należy wcisnąć przycisk Nowe zaświadczenie ZLA. Użytkownik zostanie poproszony o wprowadzenie hasła, które tworzył przy pobieraniu certyfikatu z platformy PUE ZUS. Jeżeli lekarz zaznaczy opcję Zapamiętaj hasło w ramach sesji, to system nie będzie wymagał wprowadzenia hasła ponownie dopóki użytkownik nie wyloguje się z InterClinic.

W zakładce Edycja danych ubezpieczonego pojawią się dane identyfikacyjne oraz dane adresowe pacjenta zaciągnięte z bazy ZUS. W miejscu ubezpieczenia pacjenta domyślnie wybierany jest ZUS. Jeżeli pacjent ubezpieczony jest w innym miejscu niż ZUS, należy wybrać odpowiednią pozycję z listy Ubezpieczony w. Pole Adres ubezpieczonego wyświetla listę adresów pacjenta z bazy ZUS. Wyświetlane pola są polami edycyjnymi, użytkownik może np. zmienić miejsce pobytu pacjenta na czas choroby poprzez edycję: Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica, Nr domu, Nr mieszkania .

Żeby przejść do następnego kroku należy wcisnąć przycisk Dalej. Otworzy się zakładka Dane o niezdolności do pracy. Jeżeli wystawiane zwolnienie nie dotyczy pobytu w szpitalu, lekarz wypełnia pola Data niezdolności do pracy od i Data niezdolności do pracy do .

UWAGA! System blokuje wystawianie zwolnienia z datą niezdolności do pracy od późniejszą niż cztery dni do przodu.

Następnie wybiera z listy: Wskazanie lekarskie oraz Numer statystyczny choroby, który może wyszukać po fragmencie nazwy poprzedzając wprowadzone znaki % lub *.

Kody choroby A i D wypełniają się automatycznie. Pozostałe kody lekarz wypełnia ręcznie.

Aby przejść do następnej zakładki należy kliknąć przycisk Dalej.

Lekarz może powrócić do poprzednich kroków używając przycisku Wstecz, nie powoduje to utraty żadnych wprowadzonych wcześniej danych.

Zakładka Wybór płatników wyświetla listę pracodawców, którzy zgłosili pacjenta do ubezpieczenia pobraną z bazy ZUS. Użytkownik może dodać płatnika ręcznie wciskając przycisk Dodaj dowolnego płatnika. Dla każdego płatnika generowane jest osobne zwolnienie. Jeżeli lekarz odznaczy checkbox Dodaj przy płatniku, to zwolnienie nie zostanie wystawione dla tego pracodawcy. Chceckbox Profil PUE informuje o tym czy płatnik posiada profil na plaftormie usług elektronicznych ZUS. Jeżeli nie jest zaznaczony, lekarz będzie musiał poinformować o tym pacjenta i wydrukować wystawione w badaniu zwolnienie. Chceckbox Nie przesyłaj informacji płatnikowi jest odpowiednikiem opcji Zwolnienie po ustaniu zatrudnienia na stronie PUE ZUS. Zaznaczenie tej opcji powoduje nie przesłanie wystawionego zwolnienia płatnikowi. Lekarz zaznacza checkbox na życzenie pacjenta, zazwyczaj w sytuacji, gdy zmienia pracę.

Jeżeli pacjent jest ubezpieczony w ZUS to należy wybrać przynajmniej jednego płatnika w zakładce Wybór płatników. Dla pozostałych miejsc ubezpieczenia pacjenta wybór płatnika jest opcjonalny.

Aby przejść do następnej zakładki należy kliknąć przycisk Dalej.

W zakładce Dane lekarza wyświetlane są: nr PWZ, imię i nazwisko lekarza. Pole Miejsce udzielania świadczeń zdrowotnych wyświetla listę miejsc pracy, które lekarz zgłosił do ZUS. Użytkownik musi wybrać z listy to miejsce, w którym aktualnie wystawia zwolnienie lekarskie.

Aby przejść do następnej zakładki należy kliknąć przycisk Dalej.

Zanim otworzy się zakładka Wygenerowane dokumenty system może wyświetlić okno Ostrzeżenia/ błędy zgłoszone podczas walidacji danych przez ZUS. Zwolnienie wystawione w badaniu jest sprawdzane przez schematy ZUS, w wyniku czego lekarz może otrzymać dwa typy informacji zwrotnej: błąd lub ostrzeżenie. Otrzymanie błędu powoduje brak możliwości wystawienia zwolnienia, wówczas należy przeczytać opis błędu, a następnie wcisnąć przycisk Zamknij i za pomocą przycisku Wstecz wrócić do pola na zakładce, którego dotyczył błąd i wprowadzić zmianę. Następnie należy przejść ponownie do zakładki Wygenerowane dokumenty. Użytkownik może otrzymać również ostrzeżenie (np. gdy pacjent ma już wystawione zwolnienie lekarskie i okresy zwolnień nakładają się), ma ono charakter informacyjny tzn. że lekarz po otrzymaniu tego typu komunikatu może wystawić zwolnienie, w takim wypadku należy wcisnąć przycisk Akcjeptuję- wystaw zaświadczenie. Jeżeli po otrzymaniu ostrzeżenia lekarz zdecyduje się nie wystawiać pacjentowi zwolnienia może wcisnąć przycisk Zamknij a następnie Zamknij bez zapisu.

W zakładce Wygenerowane dokumenty wyświetlane są wprowadzone do zwolnienia dane w postaci wydruku ZUS ZLA. Dla każdego płatnika generuje się osobne zwolnienie w dwóch ezgemplarzach: oryginału (zawiera numer statystyczny choroby) i kopii (bez numeru statystycznego choroby). Aby wysłać zaświadczenie do ZUS należy wcisnąć przycisk Podpisz i wyślij. Jeżeli przy wprowadzaniu hasła lekarz nie zaznaczył Zapamiętaj hasło w ramach sesji, to będzie musiał wpisać je ponownie. Po poprawnym wysłaniu zaświadczenia lekarskiego do bazy ZUS wyświetli się informacja Dokumenty zostały przesłane do bazy ZUS, co oznacza, że zakończono wystawianie elektronicznego zwolnienia lekarskiego w badaniu.

Przeglądarka zwolnień e-ZLA

Wystawione zaświadczenie lekarskie można otworzyć w przeglądarce zwolnień e-ZLA powiązane z:. Jeżeli lekarz kliknie na zakładkę badaniem, to przeglądarka wyświetli wszystkie zwolnienia lekarskie wystawione pacjentowi w badaniu. Zakładka pacjentem pokazuje wszystkie zaświadczenia wystawione pacjentowi w InterClinic. Zakładka ZLA pacjenta z bazy ZUS wyświetla wszystkie zwolnienia lekarskie pacjenta w bazie ZUS (lekarz ma dostęp do całej historii zwolnień pacjenta również tych wystawionych przez innych lekarzy w innych placówkach).

Wystawione zwolnienie w InterClinic pojawi się od razu w zakładkach prezentujących zwolnienia powiązane z badaniem oraz pacjentem, natomiast w zakładce ZLA pacjenta z bazy ZUS pojawia się ono zawsze z kilkuminutowym opóźnieniem.

Wydruk zaświadczenia lekarskiego

Na życzenie pacjenta lub w sytuacji gdy pracodawca pacjenta nie posiada profilu PUE, lekarz ma obowiązek wydrukować wystawione w badaniu zwolnienie. Może to zrobić z poziomu przeglądarki zwolnień. Należy kliknąć przycisk Otwórz na odpowiednim zaświadczeniu, a następnie kliknąć Drukuj kopię. Kopia nie zawiera numeru statystycznego choroby ze słownika ICD10 i jest przeznaczona dla pracodawcy. Wydruk oryginału zawiera numer statystyczny choroby.

Wystawianie zwolnienia z datą wsteczną

Aby wystawić nowe zwolnienie lekarskie z datą wsteczną należy kliknąć przycisk Nowe zaświadczenie ZLA. W zakładce Edycja danych ubezpieczonego sprawdzić lub edytować zaczytane dane pacjenta. Następnie należy przejść do zakładki Dane o niezdolności do pracy. Jeżeli w polu data niezdolności do pracy od lekarz wprowadzi datę wcześniejszą niż 3 dni wstecz przed datą wystawienia zwolnienia, to pojawi się pole Uzasadnienie wystawienia wstecznego zwolnienia, które należy wypełnić. Jest to wartość wymagana. Ponadto system informuje o tym, że dla takiego zwolnienia wygeneruje dwa osobne druki: wsteczne (obejmujące okres od wprowadzonej daty niezdolności do pracy od do trzeciego dnia wstecz przed wystawieniem zwolnienia) oraz bieżące. Następnie należy przejść do zakładki Wybór płatników, sprawdzić lub dodać pozycje do listy. W zakładce Dane lekarza wybrać miejsce udzielania świadczeń, a następnie przejść do zakładki Wygenerowane dokumenty i kliknąć przycisk Podpisz i wyślij.

Zwolnienie lekarskie z datą wstecz dzieli się na dwa druki - wsteczne i bieżące. Jeżeli lekarz wystawia pacjentowi zaświadczenie lekarskie w dniu 8.03.2019, a zwolnienie ma obowiązywać od 1.03.2019 do 15.09.2019, to druk wsteczny będzie obejmował daty: 1.03.2019 - 4.03.2019, a bieżący: 5.03.2019 do 15.09.2019.

Wystawianie zwolnienia na opiekę

Aby wystawić nowe zwolnienie lekarskie na opiekę należy kliknąć przycisk Nowe zaświadczenie ZLA. W zakładce Edycja danych ubezpieczonego zaczytają się dane pacjenta. W przypadku zaświadczenia na opiekę np. dla rodzica pacjenta należy wprowadzić wprowadzić dane rodzica do zwolnienia. Można to zrobić za pomocą dwóch przycisków znajdujących się pod etykietą Zmiana ubezpieczonego. Lekarz może pobrać dane ubezpieczonego z bazy InterClinic (przycisk Szukaj w bazie InterClinic) lub bezpośrednio z bazy ZUS (przycisk Szukaj w bazie ZUS). Jeżeli wprowadzane są dane pacjenta z bazy ZUS, należy wpisać numer pesel oraz kliknąć przycisk Szukaj pacjenta. Jeżeli dane pobierane są z bazy InterClinic, należy wyszukać pacjenta po imieniu, nazwisku lub peselu, a następnie kliknąć przycisk Szukaj pacjenta oraz Wybierz. Wówczas dane ubezpieczonego zaczytają się automatycznie do pól w zakładce. Następnie należy przejść do zakładki Dane o niezdolności do pracy. Należy wprowadzić okres na jaki ma być wystawione zaświadczenie, wskazania lekarskie oraz numer statystyczny choroby pacjenta. W przypadku wystawiania zwolnienia na opiekę należy wybrać z listy Kod pokrewieństwa osoby pod opieką oraz wypełnić datę urodzenia osoby pod opieką. Następnie należy przejść do zakładki Wybór płatników, sprawdzić lub dodać pozycje do listy. W zakładce Dane lekarza wybrać miejsce udzielania świadczeń, a następnie przejść do zakładki Wygenerowane dokumenty i kliknąć przycisk Podpisz i wyślij.

Zmiana ubezpieczonego powoduje nie tylko zaczytanie się danych identyfikacyjnych, ale również listy płatników osoby sprawującej opiekę nad pacjentem.

Wystawianie zwolnienia na pobyt w szpitalu lub na pobyt w innym niż szpital stacjonarnym zakładzie opieki

Aby wystawić zwolnienie na pobyt w szpitalu należy kliknąć przycisk Nowe zaświadczenie ZLA. Należy sprawdzić lub edytować dane ubezpieczonego w zakładce Edycja danych ubezpieczonego. Następnie należy przejść do zakładki Dane o niezdolności do pracy. Należy wypełnić daty: Niezdolność do pracy od, Niezdolność do pracy od, Pobyt w szpitalu od, Pobyt w szpitalu do. Okres pobytu w szpitalu musi zawierać się w okresie niezdolności do pracy pacjenta. Następnie należy przejść do zakładki Wybór płatników, sprawdzić lub dodać pozycje do listy. W zakładce Dane lekarza wybrać miejsce udzielania świadczeń, a następnie przejść do zakładki Wygenerowane dokumenty i kliknąć przycisk Podpisz i wyślij.

Jeżeli pacjent otrzymuje zwolnienie na pobyt w innym niż szpital stacjonarnym zakładzie opieki zdrowotnej należy w zakładce Dane o niezdolności do pracy zaznaczyć checkbox Pobyt w stacjonarnym ZOZ i wypełnić daty: Niezdolność do pracy od, Niezdolność do pracy do . Dalej należy postępować zgodnie ze schematem opisanym powyżej.

UWAGA! Jeżeli zwolnienie na pobyt w szpitalu wystawiane jest w trakcie pobytu i data Niezdolność do pracy od zostanie wprowadzona na więcej niż trzy dni przed datą Pobyt w szpitalu od wówczas wygeneruje się druk wsteczny, a lekarz będzie musiał wprowadzić uzasadnienie do wystawionego zwolnienia. Jeżeli zwolnienie wystawiane jest przed pobytem w szpitalu, to druk wsteczny wygeneruje się, gdy Data niezdolności do pracy od będzie wcześniejsza niż trzy dni przed datą wystawienia zwolnienia.

Anulowanie zwolnień

Lekarz ma możliwość anulowania dowolnego zwolnienia lekarskiego pacjenta z bazy ZUS. Oznacza to, że może również anulować zaświadczenie wystawione przez innego lekarza.

UWAGA! Anulowanie zwolnienia jest możliwe dopiero wtedy, gdy pojawi się ono w przeglądarce zwolnień w zakładce ZLA pacjenta z bazy ZUS.

Aby anulować zwolnienie lekarskie należy w przeglądarce zwolnień kliknąć przycisk Anuluj na odpowiednim zaświadczeniu. Użytkownikowi wyświetlą się dwie zakładki: Anulowanie zaświadczeń oraz Wygenerowane dokumenty. W zakładce Anulowanie zaświadczeń pojawią się dane dotyczące zwolnienia, które użytkownik chce anulować. Można je podejrzeć w postaci druku ZUS ZLA za pomocą przycisku Otwórz.

Przy anulowaniu zwolnienia wymagane jest wybranie z listy Kodu przyczyny anulowania zwolnienia odpowiedniej pozycji. Ścieżka anulowania zwolnienia z powodu błędu w danych płatnika składek różni się od ścieżki anulowania zwolnienia z pozostałych przyczyn. Po wybraniu z listy kodu przyczyny anulowania zwolnienia, pole Opis wypełni się automatycznie. Dalej z listy Miejsce udzielania świadczeń zdrowotnych należy wybrać placówkę, w której zwolnienie jest anulowane. Następnie należy wypełnić pole Dodatkowe informacje od lekarza na temat anulowania ZLA. Jeżeli lekarz chce jedynie unieważnić wystawione zwolnienie, należy wcisnąć przycisk Anuluj dokument(y). Wówczas zostanie przeniesiony do zakładki Wygenerowane dokumentyAby wysłać anulowane zwolnienie do bazy ZUS, należy kliknąć Podpisz i wyślij. Jeżeli użytkownik anuluje zwolnienie wystawione dla płatnika nie posiadającego profilu PUE, to system wyświetli komunikat:

W związku z brakiem profili PUE:

  • Pacjent wymaga powiadomienia przez lekarza
  • Płatnik: (NIP) wymaga powiadomienia przez lekarza
    • .

    Powyższy komunikat jest informacją dla osoby wystawiającej zwolnienie lekarskie, że należy wydrukować pacjentowi zaświadczenie oraz poinformować go, że pracodawca nie posiada profilu PUE ZUS, więc pacjent musi sam przekazać płatnikowi wystawione zwolnienie w formie papierowej. Następnie należy wcisnąć przycisk Zamknij. Po poprawnym anulowaniu zaświadczenia lekarskiego wyświetli się informacja Dokumenty zostały przesłane do bazy ZUS, co oznacza, że zakończono anulowanie elektronicznego zwolnienia lekarskiego w badaniu.

    Anulowanie zwolnienia i wystawianie nowego w jego miejsce

    W przypadku, gdy lekarz chce anulować i wystawić nowe, poprawione zwolnienie, należy w przeglądarce zwolnień kliknąć przycisk Anuluj na odpowiednim zaświadczeniu. Następnie należy uzupełnić dane w zakładce Anulowanie zaświadczeń i wcisnąć przycisk Anuluj dokument(y) i wystaw nowy(e) w jego(ich) miejsce. Jeżeli w polu Kod przyczyny anulowania zwolnienia zostanie wybrana inna wartość niż błąd w danych płatnika składek, to użytkownikowi wyświetlą się zakładki: Edycja danych ubezpieczonego , Dane o niezdolności do pracy, Dane lekarza, Wygenerowane dokumenty. Wartości pól są zaczytywane z anulowanego zwolnienia, dzięki temu wypełnia tylko to miejsce, które należy poprawić. Po wprowadzeniu zmian należy przejść do zakładki Wygenerowane dokumenty i kliknąć przycisk Podpisz i wyślij . Po poprawnym anulowaniu zaświadczenia lekarskiego lekarzowi wyświetli się informacja Dokumenty zostały przesłane do bazy ZUS, co oznacza, że zakończono anulowanie elektronicznego zwolnienia lekarskiego w badaniu.

    Jeżeli powodem anulowania zwolnienia jest zmiana płatnika, to w polu Kod przyczyny anulowania zwolnienia należy wybrać Błąd w danych płatnika składek. Wówczas użytkownikowi wyświetlą się zakładki: Wybór płatników, Dane lekarza, Wygenerowane dokumenty.

    W zakładce Wybór płatników należy dodać płatnika za pomocą przycisku Dodaj dowolnego płatnika. Wybrane zwolnienie zostanie anulowane i utworzy się zaświadczenie dla nowo dodanego płatnika, na którym pozostałe dane (tj. dane identyfikacyjne i dane o niezdolności do pracy) zostaną zaciągnięte z anulowanego zwolnienia.

    Anulowanie zwolnienia wystawionego dla więcej dla jednego pracownika pracodawcy w badaniu

    Aby anulować zwolnienie wystawione więcej niż jednemu płatnikowi, należy kliknąć przycisk Anuluj na odpowiednim zaświadczeniu. Następnie należy uzupełnić dane w zakładce Anulowanie zaświadczeń. Gdy w polu Kod przyczyny anulowania zwolnienia zostanie wybrana wartość inna niż Błąd w danych płatnika składek, wówczas system wyświetli dokumenty powiązane. Dokumenty powiązane to zwolnienia wystawione pozostałym płatnikom. Należy zaznaczyć te dokumenty, które mają zostać anulowane równocześnie z wybranym dokumentem. Następnie należy postępować zgodnie ze schematem anulowania zwolnień opisanym powyżej.